רשימת צעדים לבניית אירוע חברתי

ד"ר שרון אלתרזון

1. נושאי האירוע: על מנת לשמור על קשר עם הקהילה מומלץ לעשות לפחות 2 אירועים בשנה.
     • חג יהודי
     • אירוע לכבוד תחילת שנה (לקראת הקיץ מגיעים הרבה חברים חדשים וזו דרך מצויינת להציג אותם).
     • אירוע קיץ (טוב כי ישנה אפשרות לעשות אירוע בפארק, טיול, פיקניק, קמפינג).

2. זמן: לרוב קשה מאוד למצוא זמן שיתאים ל-100% מהמשתתפים ועל כן מומלץ ללכת לפי הטיפים הבאים:
     • לכו לפי התאריך שהכי מתאים לכם.
     • בקהילות קטנות לכו לפי הרוב. בקהילות גדולות, צרו לכם גרעין קטן של אנשים שהתאריך מתאים להם והיתר יזרמו.

3. משתתפים:
     • חוקרים ופוסטדוקטורנטים ישראליים
     • סטודנטים ישראלים לתואר שני ושלישי
     • רופאים ישראליים שהגיעו לפלושיפ
     • פרופסורים ישראליים (בשבתון או כאלה שעובדים באחת האוניברסיטאות שלכם). זה מעולה לנטוורק שלכם.

4. תקציב: אנחנו עמותה ללא כוונות רווח ועל כן ככל שהאירוע יהיה זול יותר, כך זה ישאיר לכם תקציב לעוד אירועים.
     • נסו ליצור אירוע משותף עם הבית הישראלי/IAC/JCC או כל גורם אחר שיוכל להשתתף במימון.
     • תמיד טוב ליזום אירועים בעלי אופי של POTLUCK כלומר, כל משפחה מביאה מאכל כלשהוא.
        כדי ליצור סדר צרו רשימה של מאכלים שכדאי שיהיו ותנו לכל משפחה לשבץ את עצמה שם.
     • לחילופין, הזמינו אוכל אך דירשו השתתפות בכיסוי העלויות (פחות מתאים לקהילות גדולות כי שם תמצאו את עצמכם 
        רודפים אחר החזר כספי).
     • תמיד נחמד לשמור חלק קטן מהתקציב לשי צנוע לילדים.
        רצוי צעצוע שיעסיק אותם במהלך האירוע וישחרר את ההורים להתמנגל.
     • אני נוהגת לשמור את יתר התקציב לחד פעמי (סכו”ם, כוסות, צלחות, מפות) אותם אני קונה בקוסקו (זול יותר ותמיד
        נשאר עודף לאירוע הבא).

5. מקום האירוע: העמותה לא יכולה לממן השכרת מקום ועל כן נסו להיות יצירתיים:
     • קיץ: פארק, חוף ים, יערות
     • חורף:
          o אולם/ חדר סמינרים של מעונות האוניברסיטה או של האוניברסיטה עצמה. 
                לרוב זה בחינם ורק דורשים שתנקו אחריכם.
          o באירוע משותף עם הבית הישראלי/IAC/JCC וכו, הם יספקו את המיקום.

6. הפצת האירוע:
     • פיתחו קבוצת ווטסאפ/פייסבוק לחוקרים בקהילה והפיצו שם.
     • דף הפייסבוק הראשי של העמותה.
     • מעונות של פוסטדוקים.

7. רישום: זה אמנם נראה לא הכרחי, אבל על סמך מספר החברים שנרשמים העמותה מקבלת תקצוב. לכן זה מאוד חשוב שאנשים יירשמו כחברים בעמותה טרם הרשמתם לאירוע.
אנשים לעתים מגלים התנגדות לשים את תעודת הזהות שלהם בזמן הרישום לעמותה. אימרו להם את האמת: אנחנו עמותה עם שקיפות נתונים ועל כן על מנת למנוע שחיתות (שהרי אני יכולה לדווח על 1,000 משתתפים ולקחת לעצמי את הכסף) מחוייבים לנסות לצמצם את זה. לא לא נשמר בשום מאגר.

8. תוכנית אמנותית: לרוב זה יזרום לבד אבל קבלו שני טיפים לאירוע מוצלח
     • כמו במסיבת קוקטייל, נסו להציג חוקרים אחד לשני על מנת לשבור את הקרח (“הי נדב, רציתי להכיר לך את שלומית.
        שלומית היא חוקרת באוניברסיטת X וממש כמוך עוסקת בתחום Y”).
     • נסו לבנות תעסוקה לילדים במהלך האירוע כדי לשחרר את ההורים להתמנגל (משחקי כדור, הקרנת סרט וכו).

9. רגישויות:
     • אם יש דתיים (גם אם מעט) בקהילה נסו להתחשב בהם (אירועים בימי ראשון עדיפים על ימי שבת, צרו שולחן נפרד
        לאוכל כשר.
     • כנ”ל לגבי טבעוניים (לברביקיו אפשר גם ליצור שולחן/מנה ללא בשר).
     • אם יש לכם מוסלמים ונוצריים בקהילה, נסו ליצור אירועים שמחברים אותם גם (אפשר לעשות אירוע חברים שלא קשור
        לחג יהודי).
     • אנחנו עמותה לא פוליטית ועל כן נא להמנע מאירוע בעל צביון פוליטי.

10. תיעוד: נסו לצלם רק משתתפים בוגרים. בהנחה שהחברים מרשים שצילום ילדיהם יעלה לאתר העמותה, ניתן לצלם גם ילדים.