טופס בקשה שנשלח ל-ScienceAbroad מועבר לדיון בוועדה שמתכנסת אחת לחודש. הועדה מורכבת מנציגים של ScienceAbroad ושל המרכז לקליטה במדע ואגף ייזמות של משרד הקליטה.
טפסים שישלחו עד ה-15 בחודש, יידונו בוועדה באותו חודש. טפסים שיתקבלו אחרי ה-15 בחודש, יועברו לדיון בועדה הבאה.
אישור או סירוב ישלחו למגיש הבקשה במייל תוך שבוע ממועד התכנסות הועדה.
תשלום יבוצע מ-ScienceAbroad לחשבון בנק ישראלי בחודש הבא לאחר אישור הבקשה.